Nackt in der Öffentlichkeit

Man schont die eigenen Ressourcen, kann von überall auf seine Daten zugreifen und wenn doch mal der eigene Rechner kaputt geht, sind die Daten immer noch vorhanden. Also eigentlich eine sichere Sache, oder?

Im Prinzip stimmen diese Argumente. Allerdings sollten die hochzuladenden Daten erst auf dem eigenen PC verschlüsselt und danach in die Cloud oder auf einem externen Server gesichert werden. Sollten sich dann Dritte den Zugang zu den Daten verschaffen, müssen Sie diese erst entschlüsseln. Ohne Kenntnis des Schlüssels würde das derzeit noch viele Jahre dauern und die Daten wären veraltet und damit wertlos.

Laut BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) gab es allein im 3. Quartal 2024 in Deutschland 14,6 Millionen gehackte Benutzerkonten. Niemand ist also davor gefeit. Umso wichtiger ist es deshalb, die Daten nicht unverschlüsselt irgendwo abzulegen.

Vor einigen Jahren gab es mal eine Werbung, in der ein Mann in einem Bus einsteigt und an alle Insassen persönliche Bilder von seiner Familie verteilt und dabei private Stories erzählt. Diese Werbung sollte den Umgang mit persönlichen Daten bewusster machen und die Nutzer von Social Medien wie Instagram, Facebook, TikTok & Co. sensibilisieren.

Dieses Thema ist immer noch sehr aktuell. Derzeit ist nämlich die XRechnung in aller Munde, welche ab 01.01.2025 im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt werden soll.

Wir selbst nutzen ein Warenwirtschafts- bzw. Buchhaltungsprogramm, welches bereits das XRechnungsformat unterstützt. ABER: Jede Rechnung muss zur Umwandlung in eine XRechnung auf den Server des Programmanbieters hochgeladen werden. Zuvor muss man seine Erlaubnis erteilen, dass der Programmhersteller und weitere an diesem Prozess beteiligte und nicht weiter erwähnte Drittfirmen Zugriff auf diese Daten haben dürfen. Das bedeutet für uns, dass unbekannte Personen wissen, an wen wir wann welche Leistungen oder Artikel in welcher Menge zu welchem Preis verkauft haben. Würden Sie das an unserer Stelle wollen? Das erinnert doch sehr an die Werbung mit dem Bus, in dem wir dann nackt sitzen.

Das gleiche Gefühl überkommt uns, wenn man XRechnungen auf Online-Portalen erstellt. Das entspricht nicht dem Gebot der Datensparsamkeit gemäß DSGVO. Da stellt sich uns die Frage, ob wir noch das Einverständnis unseres Vertragspartners einholen müssen, denn schließlich sind es ja auch seine Daten, die an Dritte weitergegeben werden.

Zum Glück sind wir Software-Entwickler und konnten in unserer selbst entwickelten Software „GAEB-Konverter“ eine Schnittstelle einbauen, welche die Daten aus unserem Warenwirtschaftssystem einliest und als XRechnung wieder ausgibt, natürlich ohne den Umweg durch die Cloud. Der Import funktioniert auch mit anderen Warenwirtschaftssystemen, die ihre Daten im XML-, Excel- oder GAEB-Format ausgeben können. Der Anwender muss lediglich die bestehende Konfigurationsdatei an seine Warenwirtschaft anpassen. Es ist sogar möglich, die XRechnung vollautomatisch im Hintergrund erstellen zu lassen, Voraussetzung: die Warenwirtschaft exportiert alle notwendigen Daten. Einmalkosten für diese Software: ab 198,-€ zzgl. USt..

Zum Thema „XRechnung“ führen wir regelmäßig einen einstündigen Online-Kurs durch, bei dem die Fragen: „Was ist eine XRechnung?“, „Wie wird sie erstellt?“ praxisnah und verständlich beantwortet und gleichzeitig Tipps zur Vermeidung von Problemen zwischen XRechnung und GAEB gegeben werden. Alle Termine finden Sie auf unserer Homepage unter www.t-t.de oder unserem Anmeldeformular.