Komfortabel lesbar per Mausklick
Zu den Herausforderungen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zählt die Darstellung der Inhalte. Native XML-Formate sind rein auf die digitale Verarbeitung ausgerichtet. Auch in Zukunft wird es vielfach aber erforderlich sein, Rechnungen in einem bequem und einfach von Menschen lesbaren Format verfügbar zu machen. Das Live-Archiv EMA bietet dafür zwei Optionen. Zum einen eine native XRechnungs-Ansicht, in der alle relevanten Rechnungsinformationen übersichtlich und strukturiert dargestellt werden. Beim Klick auf eine XML-Rechnung wechselt EMA dazu direkt auf die Ansicht im EMA-Viewer. Zum anderen ist es alternativ direkt aus dem Live-Archiv heraus auch möglich, elektronische Rechnungen in ein klassisches PDF-Dokument zu konvertieren. Eine praxistaugliche Lösung ist dies beispielsweise dann, wenn eine Rechnung ausgedruckt oder zu Informationszwecken per E-Mail verschickt werden soll.
Belegbare Authentizität durch digitale Signaturen
Ein- oder ausgehende XRechnungen werden in EMA automatisch revisionssicher aufbewahrt. Durch die Vergabe digitaler Signaturen lässt sich die Authentizität jederzeit belegen – nachvollziehbar und geschützt vor Manipulationen. Wie sonstige Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen verschiedenster Art lassen sich auch archivierte XRechnungen in EMA komfortabel per Volltextsuche durchsuchen.
„Im Zuge der neuen Pflichten rund um elektronische Rechnungen geht es für Unternehmen nicht nur darum, diese erstellen und empfangen zu können. Ein ganz wesentlicher Aspekt ist auch die dauerhafte, rechtlich einwandfreie Aufbewahrung“, sagt Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. „In EMA bieten wir unseren Kunden ohne zusätzliche Kosten volle Unterstützung für das Format XRechnung. Die flexiblen Darstellungsoptionen sind zudem an der Arbeitsrealität in Unternehmen orientiert, die auch künftig menschenlesbare Formate erfordern wird.“
Weitere Informationen sowie Erklärvideos zum Umgang mit XRechnungen in EMA finden sich unter https://www.artec-it.com/….
EMA ist als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert. Die Lösung deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.
Seit drei Jahrzehnten steht ARTEC IT Solutions für herausragende Lösungen im Bereich Archivierung, Datenmanagement und Datensicherheit. ARTEC entwickelt innovative Software, cloudbasierte Lösungen und Appliances für die hochsichere Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit aller Unternehmensdaten. Die Produkte sind intuitiv, sehr einfach zu implementieren und bieten ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Dazu gehören das modulare Datenmanagement-System und Live-Archiv EMA, EMA for SAP Solutions, der performante Massenspeicher VSTOR Vault und das Trusted Computing-basierte firegate zur sicheren Anbindung von Cloud-Diensten.
Das Live-Archiv EMA erfasst alle Datenquellen und macht sie effizient nutzbar. Alle Informationen – von operativen Daten über E-Mails, Scans, ERP- und Finanzdokumenten bis hin zu Voice-Recording – werden sicher aufbewahrt und stehen quellenübergreifend in Sekunden bereit. Damit wird EMA zur privaten Suchmaschine für jedes Unternehmen, auch mobil in der EMA-App.
Das Portfolio von ARTEC deckt das gesamte Spektrum der Digitalisierungsprozesse ab – von der Nutzung der Produktivdaten bis hin zur langfristigen, rechtskonformen Archivierung und der Optimierung von Backup- und Restore-Prozessen. Dies ermöglicht die Umsetzung eines zentralen oder dezentralen Datenmanagements ohne Veränderungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Die ARTEC SMART Integration Tools sowie frei verfügbare API und SDK ermöglichen die nahtlose Integration in Fachanwendungen, Internet- und Intranet-Portale, SAP- und andere ERP-Systeme. Die OEM-Fähigkeit der Produkte erlaubt zudem die vollständige Integration in eigene Lösungen.
ARTEC hat seinen Hauptsitz in Deutschland und verfügt über Niederlassungen in den USA und Ostasien. Das Unternehmen arbeitet weltweit mit qualifizierten IT-Systemhäusern und Vertriebspartnern zusammen.
Weitere Informationen unter: www.artec-it.com
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