Mehrwert erzeugen durch Prozessautomatisierung mit Bots

Von RPA bis Cloud – Bots in der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung nutzt Technologien, insbesondere Bots, zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und Abläufe in Unternehmen. Bots sind spezialisierte Softwareanwendungen, die bestimmte, vorab festgelegte Aktionen autonom durchführen können. Sie sind so konzipiert, dass sie Routineaufgaben wie Datensammlung und -analyse aus verschiedenen Quellen, z. B. dem CRM-System übernehmen. Dies spart nicht nur Zeit und minimiert Übertragungsfehler, sondern ermöglicht es auch den Mitarbeiter:innen, sich auf anspruchsvollere, kreative Tätigkeiten zu konzentrieren.

Die Technik hinter den Bots

Im Kontext von „Bots“ gibt es eine ganze Reihe von Technologien, die zum Einsatz kommen können, um Prozesse zu automatisieren.

• Robotic Process Automation (RPA): Technologien, mit deren Hilfe Bots geschaffen werden, welche Interaktionen zwischen Menschen und digitalen Systemen imitieren. Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen.
• Künstliche Intelligenz & Machine Learning: Können Bots umEntscheidungsfindung und Prozessoptimierung ergänzen, sodass diese durch Informationen aus Daten lernen und sich anpassen können.
• Natural Language Processing (NLP): Um Bots das Verstehen und Verarbeiten menschlicher Sprache zu ermöglichen.
• Chatbot-Plattformen: Spezialisierte Software für die Erstellung von Dialogsystemen, die Kundenanfragen erkennen und durch Automation Antworten geben.
• Integrationswerkzeuge: Middleware-Technologien, die Bots in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.
• Cloud Computing: Ermöglicht den skalierbaren Einsatz von Bots ohne umfangreiche Vorabinvestitionen in Hardware.
• Analytik-Tools: Zur Auswertung der von Bots gesammelten Daten und zur Leistungsüberwachung.

Die spezifische Rolle von Bots

Bots sind auf die Übernahme spezifischer, oft isolierter Aufgaben spezialisiert. Diese Aufgaben sind in der Regel direkt und unkompliziert, was die Implementierung und Handhabung von Bots vereinfacht. Sie operieren wie Roboter als autonome Einheiten, die vorgegebene Aktionen durchführen und sind ideal für Aufgaben wie die automatische Kategorisierung von E-Mails oder das Ausfüllen standardisierter Formulare.

Prozessautomatisierung hingegen bezieht sich auf die umfassendere Automatisierung von Geschäftsprozessen, die mehrere Schritte, Entscheidungen und Systeme umfassen kann. Während Bots in diesem Kontext als Werkzeuge dienen können, ist Prozessautomatisierung das übergeordnete Ziel, Arbeitsabläufe zu automatisieren und manuelle Eingriffe über den gesamten Prozess hinweg zu reduzieren. Prozessautomatisierung kann die Koordination mehrerer Bots, menschlicher Interaktionen und Entscheidungen, Integrationen mit verschiedenen IT-Systemen und Anwendungen sowie die Handhabung komplexer Geschäftslogik einschließen.

Von Effizienzsteigerung bis Kostenreduzierung

Die technische Integration von Bots erfordert eine sorgfältige Planung. Es ist wichtig, Bots in bestehende Systeme zu integrieren, ohne den Betriebsablauf zu stören. Langfristig sollten Unternehmen eine Strategie entwickeln, um Prozessautomatisierung als Weg zur Innovation und Differenzierung zu sehen.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung:

Der Einsatz von Bots zur Automatisierung von Prozessen bedeutet, dass repetitive Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, nun als automatisierte Abläufe funktionieren. Dies beinhaltet beispielsweise die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Verwaltung von Datenbanken und die Erstellung von Berichten. Durch diese Automatisierung können Mitarbeitende ihre Zeit auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität und Effizienz des Unternehmens steigert und den Fachkräftemangel abfedert. Effizientere Prozesse sind eine Standardaufgabe des Business Process Management, Robotic Process Automation kann das Mittel der Wahl sein.

Verbesserung der Servicequalität:

Bots, die digitalen Assistenten, sind rund um die Uhr verfügbar und können Kundenanfragen sofort bearbeiten, ohne dass diese auf eine menschliche Antwort warten müssen. Dies führt zu einer schnelleren Reaktionszeit und einem besseren Kundenservice. Außerdem können Bots Fehler reduzieren, da sie Aufgaben mit hoher Präzision und Konsistenz ausführen.

Steigerung der Kundenzufriedenheit:

Schnellere Reaktionszeiten und eine verbesserte Servicequalität tragen dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Kunden schätzen es, wenn ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Bots können auch personalisierte Empfehlungen und Unterstützung bieten, indem sie auf Inhalte und Daten zu früheren Interaktionen mit dem Kunden zugreifen. Dies stärkt die Bindung der Kunden an das Unternehmen und fördert langfristige Beziehungen.

Kostenreduzierung:

Die Automatisierung von Prozessen durch Bots kann in der Kosten-Nutzen-Analyse zum echten Vorteil werden. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen Personalkosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern.

Fazit

Die Integration von Bots in Prozessautomatisierungsstrategien bietet zahlreiche Vorteile, von Effizienzsteigerung bis hin zu Kostenreduktion. Unternehmen sollten die Möglichkeiten von Bots sorgfältig prüfen und sie als Teil einer umfassenden Automatisierungsstrategie betrachten. Durch die intelligente Implementierung von Bots können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und letztendlich ihren Erfolg sichern.

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Hier wird exemplarisch der Prozess „Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen“ mithilfe von Microsoft 365 automatisiert.

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