Planmäßig ausgeliefert

Die Corona-Pandemie mit Schulschließungen und Distanzunterricht sorgte für einen erhöhten Bedarf an digitaler Ausrüstung für Schüler- und Lehrerschaft. Das krz bündelte die Aufträge und unterstützte seine Eigentümerkommunen, über Rahmenverträge der ProVitako-Einkaufsgenossenschaft oder über eigene europaweite Ausschreibungen die Endgeräte unter günstigen Bedingungen zu bestellen.

Der Großteil der Geräte wurde dabei nicht einfach nur bei den Empfängern abgeliefert, sondern für 27 Kommunen vorher bearbeitet. Teilweise wurden sie nur nach Vorgabe des jeweiligen Verbandsmitglieds zu Einheiten verpackt und beschriftet, um den Schulen die Annahme, sichere Verwahrung sowie der Entsorgung des Verpackungsmaterials zu erleichtern. 5387 wurden direkt angeliefert.

10993 von 12618 iPads jedoch wurden entsprechend den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Verbandsmitglieder konfiguriert. „Abgesehen von Vorgaben im Bereich des Jugend- und Datenschutzes entscheidet die Verbandskommune über die Ausstattung der iPads. Bei den Apps ist die Anzahl zum Teil sehr unterschiedlich. Gewünscht waren primär Lern- und Office-Apps, viele Apps sind allerdings auch oft für einen bestimmten Zweck entwickelt, z.B. Rechnen in Klasse 2“, erläutert Daniel Tielker die Herausforderungen. Über ein Mobile Device Management (MDM) wurden die iPads mit Einstellungen, sogenannten Konfigurationsprofilen und Apps bespielt.

Darüber hinaus wurden 700 Convertibles und 100 Notebooks in die Umgebung der Schulen eingebunden, hier wurden Konfiguration und Programme bei der Einbindung automatisch von der jeweiligen Schulnetzwerklösung auf die Geräte übertragen.

„Das ist Teil unseres Services, der nicht bei der einfachen Beschaffung endet. Es geht darum, den Einsatz der Geräte so schnell und effektiv wie möglich zu gewährleisten – so muss sich das Lehrpersonal nicht mit der komplexen Technik beschäftigen, sondern kann sich auf seine pädagogischen Aufgaben konzentrieren – der Distanzunterricht ist da sicher Herausforderung genug“, bemerkt Daniel Tielker, der die Konfigurierung und Auslieferung der Ausstattung koordiniert hat.

„Bald war klar, dass wir einen genauen Plan brauchten, um mit dieser Masse an Geräten und den unterschiedlichen Anforderungen effektiv umzugehen. Bei den ersten Lieferterminen im November und unter Berücksichtigung der schwierigen Lieferkettenbedingungen haben wir kalkuliert, bis Ende März, d.h. vor oder in den Osterferien alle Geräte einsatzbereit für die Schulen bereitstellen zu können“, berichtet Lars Brindöpke, Teamleiter Schul-IT und Vertrieb. Und das, obwohl die durch die Pandemie verursachte sehr hohe Nachfrage nach iPads und Zubehör dazu führte, dass Lieferanten oft keine Auskünfte zu Lieferterminen und Stückmengen nennen konnten. Erschwerend kam hinzu, dass Lieferungen nicht immer vollständig und nicht zwingend nach Bestelldatum erfolgten.

Im November war die erste Lieferung mit 3.500 Geräten eingegangen. Das Team Schul-IT hatte dafür extra eine Lagerhalle angemietet – an einem geheimen Ort, um Diebstahl zu verhindern, und auch um genug Platz für die Geräte und ihre Konfigurierung zu haben. Kein Homeoffice also für 2-6 Personen, die hier jeden Tag dafür sorgten, dass die entsprechende IT-Ausstattung auf die Geräte aufgespielt wurde. „In den Spitzen konnten wir bis zu 422 Geräte auslieferungsfertig machen“, berichtet Daniel Tielker. Hinzu kamen Kollegen, die beispielsweise einzelne Aufgaben bei der Beschaffung und Reklamation übernommen hatten oder für die Wartung und Bereitstellung des MDM, der Server und der Technik im Rechenzentrum verantwortlich sind. Insgesamt waren zehn Personen an dem Projekt beteiligt.

All das neben den anderen Aufgaben des Teams Schul-IT und Vertrieb, das zudem komplette Medienentwicklungspläne (MEP) für die Schulen im Verbandsgebiet entwickelt. Denn Schul-IT ist mehr als nur iPads und Laptops. Die MEP umfassen neben der Beschaffung von Hard- und Software – wie z.B. auch digitalen Tafeln – die Auswahl von Netzwerklösungen, die Entwicklung von Workflows ebenso wie die Planung neuer Verkabelungen von WLAN-Zugängen und bilden eine wichtige Grundlage für Fördergelder von Land und Bund. Auch die Endgeräte für Schüler- und Lehrerschaft im Beschaffungswert von 12 Millionen Euro wurden durch das Sofortaustattungsprogramm Lehrer/Schüler von Bund und Land gefördert.

Auch Geschäftsleiter Lars Hoppmann ist stolz auf das Geleistete „Das Team hat in diesen Monaten eine wichtige Aufgabe für die Region übernommen und Enormes geleistet, um unsere Verbandskommunen zu unterstützen. Ich freue mich, dass das Team die Geräte neben dem laufenden Geschäft in der geplanten Zeit ausrüsten konnte, insbesondere weil sie auch über die Weihnachtszeit gearbeitet haben. Gleichzeitig möchte ich mich bei den Verantwortlichen in den Kommunen für ihr Verständnis bedanken, dass bei dem großen Auftragsvolumen auch eine gewisse Rüstzeit zwischen Anlieferung und Auslieferung an die Schulen notwendig war. Ich hoffe, dass nun die Schulen im Verbandsgebiet mit den Geräten die Krise besser bewältigen können und in diesen schwierigen Zeiten eine Sorge weniger haben.“