Mehr Schutz für Hinweisgeber – mehr Mehrwert für Unternehmen: mit dem Melde- und Hinweisgebersystem von Schleupen

Oft reicht ein einziger Verstoß gegen gesetzliche oder ethische Regeln aus, um den hart erarbeiteten Erfolg und guten Ruf eines Unternehmens bei Geschäftspartnern, Stakeholdern und in der Öffentlichkeit empfindlich zu beschädigen. Für Prävention sorgt eine wirksame Compliance, die vor dem Hintergrund der EU-Hinweisgeber-Richtlinie (EU) 2019/1937 zusätzliche Bedeutung gewinnt: Mit dem Gesetz zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ sind auch Unternehmen, Behörden und Organisationen in Deutschland verpflichtet, bis zum 16.12.2021 ein Hinweisgebersystem zu implementieren. Dieses soll Mitarbeitern und deren Angehörigen, Geschäftspartnern und externen Personen ermöglichen, ihr wertvolles Wissen um unbewusste oder gar vorsätzliche Regelverstöße anonym und ohne Furcht vor Konsequenzen unternehmensintern zu kommunizieren.

Die GRC-Experten der Schleupen AG begegnen den Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie mit dem so innovativen wie intuitiv bedienbaren Melde- und Hinweisgebersystem. Das branchenoffene, digitale Hinweisgebersystem ist vollständig in die Softwarelösung R2C_GRC integriert – und eröffnet Anwendern höchste Flexibilität im Einsatz. „Das Melde- und Hinweisgebersystem ist kurzfristig ausrollbar und ohne Schulung durch die Meldenden zu bedienen“, erklärt Gregor Fies, Direktor der GRC-Business-Unit im Hause Schleupen. „Obwohl die Software auch als Stand-Alone-System genutzt werden kann, ist sie keinesfalls eine Insellösung. Aus unserer ganzheitlichen Herangehensweise, die die übergreifenden Aspekte aus Governance, Risikomanagement und Compliance berücksichtigt, ist unser Hinweisgebersystem entstanden, das Synergien fördert und sich ideal an unterschiedliche Anforderungen und Ziele im Zusammenhang mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie anpassen lässt.“

So zeichnet sich das Melde- und Hinweisgebersystem durch individuelle Meldearten und Meldeformulare aus, die sich unternehmensspezifisch konfigurieren lassen. Für das Erfassen von Regelverstößen stehen Hinweisgebern zwei Meldekanäle zur Verfügung – dezentral über eine Online-Plattform mit Einstiegsseite oder zentral über die Meldungsmanager via Telefon, E-Mail oder auch telefonisch. Hinweisgeber können Missstände entweder absolut anonym oder vertraulich, sprich unter Angabe ihres Namens, melden. Ein Berechtigungskonzept mit verschiedenen Rollen sichert die Prüfung, Anonymisierung und Freigabe der erfassten Meldungen, die auch nach der FMEA-Methode analysiert und bewertet werden können. Über die Verknüpfung mit Meldemaßnahmen und –ursachen sowie Risiken können finanzielle oder rufschädigende Konsequenzen effektiv reduziert oder vermieden werden.

„Wir möchten, dass Unternehmen Whistleblowing nicht als Bedrohung, sondern als große Chance sehen, ihr Potenzial nicht nur vor Schäden zu bewahren, sondern in einem regelkonformen und sinnvollen Ausmaß zu steigern und noch stärker auszuschöpfen“, betont Gregor Fies. „Mehrwert und Wertschöpfung für unsere Kunden ganz real durch digitale Lösungen zu steigern, ist unser Antrieb und erklärtes Ziel“. So entfällt durch das integrierte R2C_Melde & Hinweisgebersystem beispielsweise das aufwändige Einrichten von Telefonhotlines oder Ernennen von vertraulichen Ombudspersonen in Unternehmen und Organisationen. Dafür stellt die Softwarelösung „automatisch“ und flexibel weitere wichtige Ressourcen für die Wettbewerbsfähigkeit bereit:

Das Melde- und Hinweisgebersystem ermöglicht auch die zielführende Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung von Produkten, Prozessen und Servicequalität. Neben oder statt Regelverstößen lässt sich über das System auch das Feedback von Kunden und Mitarbeitern erfassen. Optimierungsvorschläge können über die Meldeformulare und Meldekanäle strukturiert eingereicht und bewertet – Beschwerden und kritische Ereignisse bzw. Beinahe-Schäden (Critical Incident Reporting System, CIRS) anonym erfasst und systematisch analysiert werden.  

„Ich bin stolz auf unser Team, das es in kürzester Zeit nicht nur geschafft hat, dass Melde- und Hinweisgebersystem 100-prozentig konform mit der EU-Hinweisgeber-Richtlinie umzusetzen, sondern es auch absolut anwenderfreundlich und hoch flexibel zu gestalten“, freut sich Gregor Fies. „Ganz gleich, ob unsere Kunden nun die EU-Whistleblowing-Verordnung termingerecht erfüllen, ihre KVP-Maßnahmen optimieren oder beide Funktionen des Systems nutzen möchten – sie können ab sofort den vollen Wert für ihr Unternehmen ausschöpfen. Mit einem gelebten Compliance-Commitment, das wichtigen Hinweisgebern die Meldung von Missständen ohne Furcht vor Sanktionen ermöglicht und einem lebendigen Ideenmanagement, das zum Mitmachen motiviert, werden nicht nur Mitarbeiter gebunden. Auch die positive Wahrnehmung des Unternehmens in der Branche sowie der Öffentlichkeit wird gesteigert und mehr Vertrauen geschaffen.“

Mit der Umsetzung des neuen Melde- und Hinweisgebersystems ist die Compliance Erweiterung in R2C_GRC 5.0, deren Release Mitte Juli 2020 erfolgte, in die nächste Dimension eingetreten. Die neueste Version der Softwarelösung von Schleupen überzeugt nun mit insgesamt über 77 neuen Features, Funktionen und Erweiterungen, wie beispielsweise der Integration in R2C_SECURITY, Schadensmanagement & Scoping. Dabei werden alle gängigen Lizenzmodelle auch in der Schleupen GRC-Cloud oder als Software-as-a-Service-Lösung bereitgestellt.

Sie möchten maßgeschneidert von unserem hoch flexiblen Melde & Hinweisgebersystem oder von unserer leistungsstarken Softwarelösung R2C_GRC 5.0 profitieren? Sprechen Sie uns einfach an – wir beraten Sie gerne!