Update mit Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt enorme Zeit- und Kostenersparnis bei Elektronik-Distributor Bürklin

Die Gründe, eine neue Software einzuführen, waren vielfältig. Ein wichtiger Aspekt war der Leitsatz des Hauses Bürklin Elektronik. „Bis 18.00 Uhr bestellt, morgen geliefert. Lagernde Ware wird am Tag des Bestelleingangs versendet und unseren Kunden am folgenden Tag zugestellt – so das Lieferversprechen unseres Hauses.“ erläutert Konrad Lauberbach, Leiter Logistik und Unternehmensentwicklung bei Bürklin Elektronik. „Diese kurzen Auftragsdurchlaufzeiten bedeuten für uns hohe Anforderungen an die Transparenz und schnelle Reaktionszeiten. Deshalb haben wir unser Lager in Deutschland.“ Bürklin Elektronik ist ein familiengeführtes Unternehmen mit der bewussten Entscheidung für den Standort Deutschland und mit dem Anspruch, die Leistung hier vor Ort mit gut ausgebildeten Mitarbeitern durchzuführen. Das bedeutet für ein mittelständisches Unternehmen im Münchner Umland aber auch sehr hohe Kosten – vor allem im Personalbereich. Es gilt, mit schlanken und stabilen Prozessen effizient zu arbeiten und besonders das Lager muss extrem straff organisiert sein. Der Distributor mehr und mehr weg von der Katalogbestellung mit einem kleinteiligen Geschäft und gewinnt neue, große Kunden hinzu. Natürlich sind hier die Anforderungen wesentlich höher. So ist hier zum Beispiel die Rückverfolgbarkeit ein wichtiges Thema. Die bisherige Lösung Navision 2009 mit einem Scannersystem erfüllte nicht mehr die Anforderungen, war instabil und teilweise extrem langsam. Außerdem sollten Prozesse im Wareneingang und in der Kommissionierung umgestellt werden, die mit dem alten System nicht unterstützt werden konnten. Das waren für Bürklin Elektronik ausreichend Antriebsmomente, nach einer neuen IT-Lösung zu suchen, die besser zu den geänderten Anforderungen und Prozessen passt.

Volle Transparenz: Alle Daten in einem ERP-System
Nach einer gründlichen Recherche fiel die Entscheidung, ein neues IT-Projekt wieder mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central aufzusetzen. „Wir hatten gute Erfahrungen damit gemacht, alles in einer IT-Lösung zu erfassen. Das gibt uns volle Transparenz, da kein Systemwechsel notwendig ist, um an Informationen zu kommen.“ kommentiert Lauberbach den Entscheidungsprozess. Wegen der Komplexität des Projekts wurde als Systemhaus SHB Business Solutions GmbH in München ausgewählt. Da die Herausforderungen an den Logistikpart jedoch zu groß waren, wurde die synko GmbH ins Boot geholt. Langjährige IT- und Prozesserfahrung bei Unternehmen mit einer anspruchsvollen Logistik zeichnet die Mitarbeiter von synko aus, die Branchenlösungen sind bewährt.

„Beim ersten Treffen mit der Geschäftsleitung von synko, Markus Köhler und Wolfgang Jaksch, wurde in einem Workshop eine Machbarkeitsstudie erarbeitet. Schon da waren einige unserer Anforderungen umgesetzt und wir wussten: Das ist der richtige Partner für uns! Hier werden unsere Prozesse und Anforderungen verstanden. Zudem hatte synko schon einige Referenzen in der Elektronik-Distribution mit ähnlichen Anforderungen. Wir waren uns in kurzer Zeit sicher, dass synko der richtige Partner ist – und das haben wir auch keine Sekunde bereut“, so Lauberbach. Die Aufgabe war anspruchsvoll: Täglich werden 1.200 bis 1.500 Aufträge mit 4.000 bis 5.000 Artikeln versendet, die von 60 Mitarbeitern im Lager bearbeitet werden. Und das mit einer exzellenten Lieferquote von 99,99 Prozent. 70.000 Produkte werden im Lager in München vorgehalten und können innerhalb von 24 Stunden ausgeliefert werden.

Schnelle Performance dank schlanker Datenpakete und einfacher Bedienbarkeit
Die Performance hat sich wesentlich gesteigert. Dank schlanker Datenpakete, die zwischen der synko-Anwendung und der Microsoft Dynamics 365-Datenbank ausgetauscht werden, laufen die Scanner jetzt wesentlich schneller. Und ein weiterer großer Vorteil: Bürklin Elektronik konnte die gesamte Hardware übernehmen: Drucker, Scanner und so weiter. „Es wurde alles getan, damit die Scannerlösung von synko auch auf den Geräten von Bürklin Elektronik zum Laufen gebracht wurde. Der Servicegedanke, sich auf den Kunden einzulassen und der Einsatz waren schon er-staunlich. Für uns wäre das auch noch ein wesentlicher Posten im Budget gewesen, das gesamte Lager mit neuer Hardware auszustatten“, erläutert der Logistikleiter.

Ein weiterer großer Vorteil der neuen Lösung sind die wesentlichen Verbesserungen im Prozessablauf. Prozesse, die im alten System nicht oder nicht ordentlich abgebildet werden konnten, sind jetzt möglich. Bürklin Elektronik arbeitet jetzt mit einer chaotischen Lagerhaltung mit durchgängiger Chargenverfolgung, einer ordentlichen FIFO (first in, first out) beziehungsweise FEFO (first expired, first out). Das hat das Unternehmen extrem weiterentwickelt: Wesentlich weniger Lagerfläche, deutlich schnelleres Einlagern, umständliches Umbauen entfällt. Weitere wesentliche Verbesserungen konnten in der Kommissionierung erzielt werden. Hier wird enorm viel Zeit gespart. Jetzt können die Mitarbeiter vier Aufträge gleichzeitig (Multi-Order-Picking) – im Gegensatz zu einem Auftrag früher – kommissionieren. Sie haben den gleichen Weg wie vorher, können aber viermal so viele Positionen auf dem Weg abwickeln. Der Laufweg und Bearbeitungszeit pro Auftrag ist auf ein Viertel geschrumpft und das ist natürlich ein immenser Vorteil. Auch im Warenausgang sind die Prozesse viel ergonomischer geworden. Für alles, was der Mitarbeiter macht, gibt es Kommando-Barcodes. Die gesamte Arbeit am Warenein- und -ausgang lässt sich mit den Scannern abwickeln, sodass eine Arbeit mit Tastatur oder Maus nicht mehr notwendig ist. Der Mitarbeiter hat entweder nur die Ware oder den Scanner in der Hand. Er muss nicht mehr umständlich mit Scanner, Tastatur und Ware hantieren – das ist jetzt viel ergonomischer.

Für die Logistik nutzt Bürklin Elektronik nun synko Mobile, synko BarScan, synko Labeling und synko Printerserver. Projektabwicklung und Implementierung verliefen reibungslos, Termine und Kosten wurden eingehalten und auch der Anlauf war problemlos. Der Anlauf war spitzenmäßig: synko war eine Woche vor Ort und hat bei der Einführung unterstützt – auch anschließend im Support. Für eine gute Vorbereitung wurde im Vorfeld ausgiebig getestet, kleine Mängel dann sehr schnell behoben. Dadurch gelang der Echtstart ohne Probleme und das System läuft seither stabil – zur Zufriedenheit aller.